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11. Biblische Plage – E-Mails

März 11, 2012

Haben die Leute früher auch so viele Briefe geschrieben?
Warum ich ein Problem mit eMails habe? Weil ich erlebt habe, dass Leute, die ca. 10 Meter getrennt im gleichen Büro sitzen, per eMail kommunizieren. Nein, die Arbeitszeiten dieser Kollegen sind nicht unterschiedlich. Nein, die Kollegen sind nicht zerstritten.
Die Nutzung von eMails als Gesprächs- oder als Chat-Ersatz fällt mir seit langem auf.
Das Problem ist meiner Ansicht nach, dass niemand gelernt hat, mit diesem Medium umzugehen – mich eingeschlossen. Somit findet die Anwendung dieses Kommunikationsmittels nicht immer zielgerichtet statt.
Briefe unterliegen bestimmten Regeln, eMails sind gerade innerbetrieblich formlos. Leider führt eine schlechte Anwendung von Kommunikationswerkzeugen zu Verwirrung, Mehraufwand oder zu einer Kommunikation, die de facto nicht hilfreich ist.
Manchmal ist nur eine nicht geschriebene eMail eine gute eMail.

Vielleicht kommt die inflationäre Verwendung von eMails dadurch zu stande, dass es zu einfach ist eine eMail zu schreiben. Ich werde aber nicht vorschlagen, jede eMail 2€ kosten zu lassen, oder die täglichen eMails auf 5 Stück pro Tag zu rationieren.

Wie sehr die Kommunikation durch weitere Hilfsmittel (Chat, soziale Netzwerke,…) zerstreut wird, bleibt abzuwarten. Mir schwant aber nichts Gutes. In großen Unternehmen ist die Mitarbeiterstruktur zu heterogen. Die Menschen sind zu unterschiedlich, als dass die Mehrheit eine komplexe Kommunikationslandschaft zielgerichtet zu nutzen weiß.

Mein Lieblingstipp:
Greift zum Äussersten – Redet miteinander!

Meine Erfahrungen nach vielen Jahren mit zu vielen eMails pro Tag führten zu folgenden Regeln:

  • Überlegen, ob nicht ein Gespräch oder Telefonat geeigneter als eine eMail ist.
  • Kurzfassen und Sachlichkeit.
    Die eMail soll eine schnelle asynchrone Kommunikation sorgen.
  • Keine ‚Persönlichkeiten‘ per eMails austragen.
    Ärger und Kritik muss immer persönlich mit dem Betreffenden geklärt werden. Denn Kritik und Ärger führen oft zu Missverständnissen genauso wie Ironie (eine meiner ganz speziellen Erfahrungen).
  • Auch muss bedacht werden, dass eMails weitergeleitet werden können. Dies geschieht auch häufiger als man denkt.
  • Pro eMail nur 1 Thema.
  • Der Betreff muss selbstsprechend sein.
  • Vorsichtiger Umgang mit „Cc“ und dies nur verwenden, wenn es als Information an jemanden gehen soll. „AN“ verwenden, wenn jemand die eMail wirklich lesen oder etwas tun muss.

In diesem Zusammenhang ist folgender Link lesenswert:

Die Kunst der Mailminimierung

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